何度もミーティングを重ねて、ビジネスモデルを検討し、いざ契約書にサイン。
ちょっとここで気を付けなければいけないのは、ビジネスモデルは似ていても、ビジネスの当事者は違うということ。考え方やビジネスモデルにおいて解釈が違ったりということも考えられます。
ミーティングを重ねて、そのすり合わせを行っていきますが、それがひな型や他社の契約書に反映されているか？というとどうでしょうか？
もちろん、反映されているということもあるかもしれません。ただ、その契約書にサインしてしまった後に・・・勘違い・誤解がお互いにあったとなるとせっかくのビジネスチャンスも逃してしまいますね。
そこで今回は、こういった勘違い・誤解を少なくするための、ポイント解説ですこれで契約書の内容についても補足するということもできるようになってきます。
ミーティングは書面を用いよう
契約の締結前のミーティングは、あまり法的には重要視されていないかもしれません。しかし、実際に契約の交渉過程は、契約内容の解釈をする際に重要な役割を果たすこともあります。特に、相手にビジネスモデルや商品やサービスの説明をする際には注意です。相手に説明を果たしているかどうか？ということもポンとになります。
簡単に言えば、「そんな話は聞いていない」ということをどうするか？
ということです。
これを防ぐためには、ミーティング時の記録を残したり、書面を用いて説明していくということで対応することができます。
例えば、パンフレット等を用いて説明をしたり、お見積書などに注意書きを書いておくといったことがポイントになります。
ミーティングの後は記録を共有
ミーティングの際に、メモを取るということはしていると思います。このメモを共有するということも、一つのポイントです。
ここでは、合意しているか？合意していないのか？という点も明確にしておくと良いでしょう。
このメモの共有については、「議事録」という形式で作成することが良いでしょう。
「議事録」というと、株主総会などの会議で作成するものというイメージが強いかもしれません。ただ、契約交渉時の議事録を作成しておくということで、記録を共有し、誤解や勘違いしていないかをその都度確認し、後になって「聞いていないよ」を防ぐということも可能になってきます。
議事録に記載すべき事項としては、一般的な株主総会等の議事録を参考にするとよいでしょう。ただ、具体的内容は契約書作成の注意点と同様に、いつ・どこで・誰が・何を・どうししたといった５W１Hの視点で具体化されているかを気を付けてください。
ミーティング内容をメールで共有
お互いの勘違いや誤解をなくし、聞いていないよをなくすということでは、最後に作成した書類を共有です。議事録というと「印鑑」を押さないと・・・ということになりそうですが、実際には難しいケースが多いでしょう。
そこで、「メールで確認をしてもらう」ということです。
例えば、メールで「〇○○という内容でよろしいですか？」として、相手から「OK」という返信をもらうということです。もちろん、OKじゃなければそこで勘違い・誤解の解消にもつながっていきますよね。
メールでも共有するのは、契約書が契約の成立必須の要件ではなく、合意があったか？がポイントですので、メールの内容から合意があったとされるようにしておくこともポイントになります。場合によっては、電話で確認して録音しておく・・・ということもあるかもしれません。
ビジネスモデルに合わせた契約書の作成ももちろん大事です。ただ、契約書の作成の前段階であるミーティングでの合意している記録があって、ビジネスモデルに合わせた契約書になってきます。そしてそれが、「これからこうしていこう！」とお互いの発展に繋げるための確認ツールとしての役割も果たせるようになるはずです。
もちろん、ミーティング時点から当事務所もクライアント様からお話を伺い、議事録等をチェックして最終的な契約書の作成までお手伝いはしていきます。法的な観点からもチェックしながら進めていけることになるので、是非、専門家も活用しながらミーティングをしてみてください。※契約交渉まで必要と考えるケースは、弁護士が必要になります。
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